Nếu muốn rằng event được thực hiện thành công thì event đó phải đaem bảo có sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của không hề ít yếu tố khác nhau. Việc quản lý người tới tham gia là một khâu vô cùng chủ yếu. Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống tốt.

Dưới đây là một vài điều bạn cần lưu ý để quản lý hoàn chỉnh khách mời tới tham dự event

cho thue pg


1. Xác định đối tượng khách mời và số lượng là bao nhiêu ?

Nếu bạn là người đứng ra tổ chức event việc đầu tiên bạn nên làm sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng là bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham gia là bước cơ bản. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn cần thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt cần được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Đặt biệt bạn cần chuẩn bị sẵn một khu để khách mời có thể check in tại sự kiên. Bạn nên phải chuẩn bị phía trước nơi diễn ra event thường được đặt khoảng hai tới bốn bàn với 4 PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong một vài sự kiện có sự tham dự của các khách mời VIP hoặc một số cơ quan truyền thông, bạn cần sắp xếp một bàn riêng để check in cho một số đối tượng trên, vì đây là 3 nhân vật nên được quan tâm tương đối nhiều hơn.

cho thue cong hoi gia re


2. Đảm bảo an toàn cho khách mời

Bạn cần đảm bảo rằng tất cả khách mời của bạn đều được an toàn trong suốt quá trình diễn ra event. Bạn nên thiết kế lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để Nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

Nhưng với đa số sự kiện cộng đồng với vô cùng nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi event kết thúc, hầu hết những khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc cần để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho 3 kẻ có mục tiêu xấu hoạt động. nên huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh.