Một event muốn thành công phải lấy khách mời làm trung tâm, mọi sự sắp xếp đều nên hướng đến khách mời. Khách mời đến quá đông hoặc là quá ít đều khiến event xảy ra các vấn đề khác nhau. Cùng khám phá hiểu xem chúng ta nên làm gì trong hai trường hợp này nha

Có quá ít khách so với kế hoạch

7h là event bắt đầu nhưng tới mãi 7h45 mà khách mời vẫn chưa tới được một nửa, điều này chắc hẳn sẽ khiến bạn vô cùng lo lắng. Đây có lẽ là sự cố mà không người làm event nào mong đợi và cũng là thảm họa đối với khách hàng của bạn.

Tổ chức Tết trung thu cho thiếu nhi

Trong trường hợp sự kiện của bạn là một sự kiện cộng đồng thì giải pháp thường được sử dụng nhất là mở cửa cho mọi người vào tự do, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, dùng đa số barie quây xung quanh khu vực chính) để khiến mọi người cảm thấy có không hề ít người tham dự hơn

Nếu là một sự kiện như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít hay quá trễ so với dự kiến, hãy tổ chức những hành động để kết nối với khách mời ngay lập tức để nhắc nhở họ rằng họ liệu có quên một event rất hấp dẫn mà họ đã đăng ký hoặc không

Quá đông khách so với bạn nghĩ

Không phải chỉ có những trường hợp khách quá ít mới là vấn đề mà khách đến quá đông cũng không ít rắc rối. Ví dụ event của bạn chỉ đủ chỗ cho 9000 người nhưng có tới 10000 người đến, bạn cần phải giải quyết như thế nào để cho 1000 người còn lại có thể tham gia sự kiện mà không có phát sinh thêm không gian, thức ăn, đồ uống nữa đây? Điều trước hết bạn phải tổ chức ngay là không nhận thêm người tham gia sự kiện nữa, mà hãy hạn chế tối thiểu độ khó của “vấn đề”.


dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Tiếp theo, bạn hãy tìm phương pháp để phân tán mọi người ra, đừng để họ tập trung, dồn lại một vị trí nào đó. Đối với các event có tương đối nhiều chương trình, trò chơi thì bạn có thể chia nhỏ lượng người tham gia tất cả các trò chơi. Với thức ăn và đồ uống (nếu như có) thì cần có người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

Có vẻ như mọi chuyện sẽ dễ thở hơn với những sự kiện hội nghị mà khách mời đến đông hơn dự kiến. Bạn chỉ nên yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, bởi vì dù sao số lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thiệp hoặc giấy mời…