Muốn sự kiện được tổ chức một cách hoàn hảo và không gặp phải lỗi, trước hết cần xây dựng một kế hoạch tổ chức thật tường tận và cùng với các phương án gian rủi ro có thể xảy ra.

Có vô kể việc cần chuẩn bị và phải điều hành cả những cá nhân tham dự sự kiện, những lầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại thành “lắm thầy nhiều ma” trong tổ chức sự kiện. Để chắc vững chắc rằng bạn không mắc những lỗi này, chúng tôi sẽ kê một đôi lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất dưới đây:

Các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

1. Quên không soát lại chính xác thời kì họp.

soát thời gian là rất quan trọng cho nên bạn phải soát xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức sự kiện, cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao trội, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện khác thì đầu năm hãy thẩm tra lại lịch quờ quạng các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm. Việc này rất dễ đúng không? công ty tổ chức lễ khánh thành

2. Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm

Thật là một lỗi lớn nếu bạn đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm. thường nhật bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không trơn trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại? Hơn nữa, soát không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có nhịp xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó. Từ đó cho ta thấy việc khảo sát địa điểm trước khi tổ chức sự kiện là rất cấp thiết.

3. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn

Bạn cần thông báo trước cho mọi người trước một khoảng thời gian nào đó khi tổ chức sự kiện để mọi người biết đến và để ý đến sự kiện của bạn. Đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn, là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông trong tổ chức sự kiện. thông báo về tổ chức sự kiện của bạn được truyền đạt càng sớm sẽ được họ ưu tiên lên lịch trước và tham gia buổi mít tinh của bạn càng cao.

4. Ký những bản hiệp đồng không rõ ràng

Đã có nhân viên tổ chức sự kiện phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì cô cho rằng khách sạn mà cô đã thuê không thực hành tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và chung cục họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay sử dụng mực chủ quan, không rõ nghĩa, chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trước đến ngày diễn ra buổi mít tinh nên đã dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau cho nên cô đã thua kiện. Hãy chắc chắn rằng bản giao kèo của bạn được viết chém không thể hoạnh hoẹ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

5. Lên kế hoạch thất bại

Kế hoạch tổ chức là chìa khóa thành công của sự kiện. Và bạn sẽ bị tự rơi vào thảm hoạ nếu lên kế hoạch bị thất bại. Có rất nhiều thứ lăng nhăng nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Nó sẽ giúp bạn giải quyết những vấn để đó rất vẹn tuyền. bàn luận với mọi người để tham khảo thêm một số quan điểm khác nhau về sự kiện mà bạn đang tổ chức. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thẳng băng. Khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi nếu bạn càng tận tường.

6. Lờ đi không kiểm tra những quan điểm tham khảo

Thật tuyệt khi có được những ý kiến tâm đầu ý hợp của một ai đó nhưng phải luôn cẩn trọng soát xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Bạn sẽ cần thêm thời kì để kiểm tra lại những quan điểm góp ý những việc đó rất đáng được làm. Hãy cẩn thận để không thu khả năng làm hỏng sự kiện quan yếu của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút rốt cuộc hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém. Một câu hỏi nhất mực phải hỏi người đưa ra quan điểm đó là “Bạn có dùng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu đáp là phủ định.

7. Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng

Rất mất thời gian trong công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh, bạn càng mắc ít lỗi nếu bạn càng có nhiều thời kì chuẩn bị. Bạn càng cấp, vội vã bao lăm thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước và dùng danh sách soát của bạn liền. Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự đổi thay đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những bít tất tay không đáng có trong cuộc sống thường ngày của bạn.

8. Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn

Bạn muốn tìm cho mình một chuyên gia về lập mưu hoạch để kiểm soát mọi việc và muốn khéo xoay sở. Nhưng liệu rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo làm bộ thần kỳ khi bạn chỉ ngồi đó và hy vọng? Đơn giản do bạn thuê một viên chức trợ lý không có tức thị bạn không còn bổn phận gì với sự kiện đó nữa. trái lại, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra vì hiện tại bạn đang là người quản lý. Bạn phải luôn luôn soát để kiên cố rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt khi để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc.

9. Lờ đi nhân tố bất thần

Bạn cũng phải lên kế hoạch ứng phó với những việc bất ngờ xảy ra trong khi tổ chức sự kiện ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy nên luôn cần tới bản dự phòng. Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong giây phút và bạn sẽ phải xáo trộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó.

10. vậy tùng tiệm tiền

Gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự thuần tuý dựa vào giá cả là rất lớn nên hãy ráng thắt chặt ngân sách. Đúng vậy, bạn sẽ thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá thông thường. Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Nhưng làm sao bạn có thể tin cẩn vào dịch vụ mà họ cung cấp? bởi vậy, lần sau hãy nghĩ suy lại nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra.